4 consejos para elegir un sistema de almacenaje para tu oficina
Los sistemas de almacenaje son fundamentales para mantener el orden en las oficinas. Es cierto que cada vez son menos necesarios, dado que la mayoría de elementos se almacenan en el interior del ordenador. Pese a ello, siempre habrá algunos elementos que tengan que estar presentes en formato físico. Echa un vistazo a estos consejos para elegir el mejor sistema de almacenaje para la oficina y logra tener correctamente clasificados y ordenados tus objetos más importantes.
Estos consejos te ayudarán a escoger las opciones más adecuadas y que mejor se adapten a los elementos que desees almacenar. Recuerda que un sistema de almacenaje correcto te ayudará a tener al alcance de la mano y en el menor tiempo posible aquellos elementos que necesites.
1. ¿Qué cantidad de elementos tienes que guardar?
Lo primero que tienes que tener en cuenta antes de escoger un sistema de almacenaje para tu oficina es la cantidad y tamaño de los elementos que deseas guardar. Esta circunstancia determinará el tamaño del armario, archivador o estantería que vayamos a escoger.
Nuestro consejo es que compres un mueble de almacenaje un poco más grande de lo que verdaderamente crees que necesitas. Te darás cuenta de que es la mejor opción, porque así tendrás un espacio extra para guardar otras cosas. Además, está bien ser previsor, ya que podrás hacer uso de tu mueble de almacenaje durante más tiempo y no se quedará pequeño en pocos meses.
Dependiendo de la cantidad de elementos que desees almacenar, tendrás que destinar uno u otro espacio de tu oficina. Si se trata de unos expedientes, informes o documentos, quizá no ocupen mucho espacio y puedas tenerlos en tu propia oficina, siempre al alcance de tu mano.
Si por el contrario son un volumen considerable de documentos y, además los tienes que compartir con más personas, quizá te interesa destinar una oficina para almacenarlos. Varias estanterías con carpetas o archivadores serán la forma más cómoda de guardarlos ordenados y de que varios compañeros los puedan tener de forma accesible.
2. ¿En qué formato están esos elementos?
Lo primero que tienes que comprobar es el formato de los elementos. De esto dependerá el tamaño del mobiliario de almacenamiento que tienes que comprar. Si son elementos de pequeño tamaño, te basta con una cajonera de pequeñas dimensiones. En el caso de folios, puedes adquirir diferentes tipos de archivadores y armarios.
Si se trata de objetos de gran tamaño, la mejor opción son las estanterías. Las hay en una gran variedad de tamaños y materiales, por lo que seguro que encuentras una que se adapta a tus gustos y estética de tu oficina.
3. Sistema de almacenaje al alcance de tu mano
La frecuencia con la que vas a tener que consultar los documentos es otro tema que debes tener en cuenta. Si se trata de documentos o carpetas que vas a necesitar diariamente, lo mejor será que los tengas cerca. De este modo, podrás trabajar de una forma más cómoda y eficaz.
En este caso, una buena opción son las cajoneras de pequeñas dimensiones. Tienen gran capacidad y caben debajo de la mesa de tu oficina. Algunos modelos tienen ruedas para que puedas moverlas cómodamente. Son el complemento perfecto a los cajones que incorporan la mayoría de este tipo de mesas. Si con su capacidad no tienes suficiente, lo mejor será que compres una de estas cajoneras.
Otra opción son los armarios con puertas de persiana. No necesitan mucho espacio porque carecen de puertas y tienen una gran capacidad. Los puedes abrir fácilmente y tener al alcance de tu mano todos los expedientes o archivos ordenados por fecha o nombre.
4. ¿Pueden estar a la vista, o es mejor que estén ocultos?
Otro de los aspectos que tienes que tener en cuenta antes de escoger un sistema de almacenaje es si quieres que quede o no a la vista. Esto dependerá del tipo de elementos que quieras guardar, y es fundamental para garantizar la privacidad de tus clientes.
Por ejemplo, si en tu oficina manejas facturas o documentos personales, lo más adecuado es que no estén a la vista. En este caso, te recomendamos un armario con puertas. En el interior puede haber baldas para guardar carpetas o rieles para colocar archivadores a modo de expedientes.
Si quieres garantizar la seguridad al máximo, puedes optar por un sistema de almacenaje en cuya puerta haya algún sistema de seguridad, como por ejemplo un candado o un código con clave. Este tipo de elementos tienen un precio más elevado a los convencionales, pero merece la pena porque te aportará tranquilidad tanto a ti como a tus clientes.